Wydział Organizacyjny

I. W zakresie kierowania Wydziałem:
1. Organizowanie wykonania zadań wydziału wynikających z przepisów prawa, Uchwał Rady i Zarządu. zarządzeń i poleceń Starosty
2. Zapewnienie opracowania programów i planów zadań należących do wydziału.
3. Opracowanie planów finansowych do projektu budżetu powiatu w części dotyczącej zadań wydziału.
4. Nadzór nad wydatkowaniem środków publicznych zgodnie z planem finansowym Wydziału.
5. Przygotowanie dla potrzeb Starosty i Zarządu oraz w celu przedłożenia Radzie i jej Komisjom projektów sprawozdań, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań powierzonych wydziałowi.
6. Zapewnienie terminowego i zgodnego z prawem prowadzenia postępowania administracyjnego z zakresu administracji publicznej należących do wydziału.
7. Rozpatrywanie skarg i wniosków w sprawach należących do właściwości wydziału.
8. Zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
9. Zapewnienie przestrzegania postanowień Regulaminu pracy Starostwa, a w szczególności przepisów o dyscyplinie pracy, warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
10. Współdziałanie z innymi wydziałami i jednostkami organizacyjnymi powiatu, służbami, inspekcjami i strażami przy realizacji zadań powiatu, a także z samorządowym kolegium odwoławczym, organami administracji rządowej, samorządowej szczebla gminnego i wojewódzkiego oraz innymi jednostkami realizującymi zadania społeczno – gospodarcze na rzecz powiatu.
11. Usprawnianie organizacji i formy pracy wydziału oraz podejmowanie działań na rzecz usprawniania pracy Starostwa.
12. Prowadzenie w zakresie ustalonym przez Starostę kontroli i instruktażu w jednostkach organizacyjnych powiatu.
13. Nadzór nad prowadzonymi przez Wydział zamówieniami publicznymi.
14. Koordynacja opracowywania rocznych planów pracy Wydziału.
15. Nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
16. Udział w rozpatrywaniu interpelacji, zapytań i wniosków radnych w zakresie należącym do kompetencji wydziału.
17. Prowadzenie kontroli w sprawach należących do wydziału oraz udział w kontrolach prowadzonych przez inne wydziały.
18. Nadzór nad samokształceniem pracowników w wydziale.
19. Sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem zadań powierzonych wydziałowi.
20. Przygotowywanie materiałów niezbędnych dla Rady i Komisji Stałych.
21. Opracowywanie materiałów na potrzeby Zarządu Powiatu i Starosty.
22. Prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa.
23. Pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.
II. W zakresie spraw kadrowych:
1. Prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa Powiatowego.
2. Prowadzenie akt i spraw osobowych dyrektorów jednostek powiatowych.
3. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych i dokumentowanie spraw dotyczących nawiązywania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent, emerytur, jubileuszy i odznaczeń.
4. Przygotowywanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy w sprawie zatrudniania w ramach prac interwencyjnych.
5. Przygotowywanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy o zawarcie umów o zorganizowanie staży.
6. Prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk.
7. Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem na umowę zlecenie.
8. Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników Starostwa.
9. Wykonywanie czynności techniczno-ewidencyjnych związanych z odbiorem oświadczeń majątkowych członków zarządu powiatu, sekretarza powiatu, skarbnika powiatu, kierowników jednostek organizacyjnych oraz osób wydających decyzje administracyjne w imieniu starosty.
10. Współpraca z właściwym miejscowo urzędem skarbowym w zakresie oświadczeń majątkowych.
11. Sporządzanie sprawozdań statystycznych.
12. Przygotowywanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy o refundację kosztów zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych.
13. Organizowanie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen pracowników.
14. Opracowanie projektów Regulaminu Pracy, Regulaminu Wynagradzania i innych regulaminów dotyczących spraw pracowniczych oraz ich nowelizacji.
III. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: 
1. Przeprowadzenie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracowników.
2. Bieżące informowanie Starosty o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń.
3. Sporządzanie i przedstawianie Staroście co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy z propozycjami przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.
4. Przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy.
5. Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, a także kontrola realizacji tych wniosków.
6. Udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą.
7. Prowadzenie rejestru, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby.
8. Doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
9. Współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników.
10. Inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.
11. Przeprowadzanie przeszkolenia nowo zatrudnionych pracowników, stażystów i praktykantów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
IV. W zakresie obsługi sekretariatu:
1. Obsługa kancelaryjno – biurowa Starosty i Wicestarosty.
2. Prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty.
3. Prowadzenie korespondencji okolicznościowej i kalendarium rocznic uroczystości związanych z życiem społeczno-gospodarczym i kulturalnym mieszkańców powiatu.
4. Prowadzenie rejestru przyjęć mieszkańców do Starosty i Wicestarosty.
5. Wydawanie i kontrola kart drogowych kierowcy w tym
a) sporządzenie miesięcznych zestawień zużycia paliwa
b) prowadzenie dokumentacji dotyczącej zgłoszenia wyjazdu samochodu służbowego,
c) sporządzanie miesięcznych zestawień godzin nadliczbowych kierowcy.
6. Prowadzenie rejestru delegacji służbowych.
7. Prowadzenie rejestru szkoleń i konferencji Starosty i Wicestarosty oraz pracowników Starostwa.
8. Koordynowanie prac związanych z realizacją aktów prawnych Starosty.
9. Zbieranie i opracowywanie materiałów na potrzeby Starosty i Wicestarosty.
10. Sporządzanie w obecności Starosty lub Sekretarza Powiatu testamentu.
11. Prowadzenie ewidencji Obwieszczeń i Zarządzeń Starosty.
12. Organizacja i obsługa spotkań oraz szkoleń organizowanych przez Starostę z naczelnikami i pracownikami Starostwa.
13. Organizacja i obsługa spotkań Starosty organizowanych przez Wydział Organizacyjny.
14. Monitorowanie środków masowego przekazu oraz stron internetowych w zakresie istotnych publikacji medialnych dotyczących powiatu gołdapskiego oraz informowanie o tym Starosty.
15. Przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Starostę oraz prowadzenie ich rejestru.
16. Prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych.
17. Prowadzenie teczek organizacyjnych powiatowych jednostek organizacyjnych.
V. W zakresie prowadzenia biura obsługi mieszkańców i kancelarii ogólnej: 
1. Zapewnienie właściwej obsługi mieszkańców zgłaszających się do Biura, w szczególności poprzez:
a) udostępnianie wzorów wniosków wraz za instrukcją ich wypełniania
b) udzielanie pomocy mieszkańcom w wypełnianiu formularzy wraz z ich wstępną weryfikacją kompletności składanych wniosków,
c) udzielanie pełnej informacji mieszkańcom w zakresie dotyczącym działania Starostwa, w tym sposobu załatwienia zgłoszonych spraw,
d) kierowanie mieszkańców do właściwych Wydziałów.
2. Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i wniosków kierowanych do Starostwa.
3. Załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami.
4. Prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa.
5. Prowadzenie rejestru pism wpływających do Starostwa Powiatowego i wysyłanych.
5. Prowadzenie rejestru faktur przychodzących do Starostwa.
6. Prenumerata Dzienników Ustaw, czasopism i publikacji.
7. Prowadzenie księgozbioru.
8. Obsługa centrali telefonicznej oraz faksu.
VI. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:
1. Opracowanie i realizowanie planów finansowych budżetu Starostwa w części przewidzianej dla Wydziału.
2. Administrowanie budynkami Starostwa.
3. Prowadzenie inwestycji, remontów kapitalnych oraz konserwacji budynków Starostwa.
4. Gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Starostwa.
5. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacja wyposażenia Starostwa.
6. Obsługa techniczna dotycząca porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
7. Wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa.
8. Gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Starostwa
9. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Starostwa.
10. Przygotowanie materiałów do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne na materiały biurowe i olej opałowy zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
11. Konserwacja i naprawy wyposażenia Starostwa.
12. Nadawanie numerów dla mienia będącego własnością Starostwa.
13. Prowadzenie dokumentacji z przeglądów technicznych budynku i garażu Starostwa.
14. Odbiór korespondencji z Urzędu Pocztowego oraz jej wysyłanie zgodnie z udzielonym upoważnieniem.
15. Dbałość i odpowiedzialność za symbole państwowe.
VII. W zakresie obsługi informatycznej:
1. Administrowanie siecią komputerową,
2. Instalacja programów komputerowych z udziałem instruktażu ich obsługi.
3. Redagowanie stron internetowych Starostwa,
4. Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
5. Konserwacja i usuwanie drobnych usterek sprzętu komputerowego.
6. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem centrali telefonicznej.
7. Dozór stałego łącza internetowego DSL.
8.Pełnienie funkcji administratora systemów informatycznych.
9. Współdziałanie w przygotowywaniu wniosków o rejestrację zbiorów danych osobowych w systemie informatycznym do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
10. Nadzór i zapewnienie odpowiedniej ochrony dostępu do systemu informatycznego w Starostwie oraz zabezpieczenie danych przed utratą, zniszczeniem i niepożądaną modyfikacją, poprzez właściwe ich archiwizowanie i bezpieczne przechowywanie w Starostwie i poza gmachem urzędu, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i wydanymi instrukcjami.
11. Prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania (metryczki),
12. Monitorowanie legalności używanych programów komputerowych przez pracowników Starostwa,
13. Wdrażanie polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym,
14.wdrażanie postępu technicznego w informatyzacji Starostwa i ciągłe rozbudowywanie infrastruktury informatycznej.
VIII. W zakresie obsługi i kierowania samochodami Starostwa:
1. Wykonywanie obowiązków kierowcy samochodów służbowych Starostwa Powiatowego.
2. Dbanie o stan techniczny i ogólny wygląd pojazdów.
3. Rozliczanie na bieżąco zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie miesięcznych kart eksploatacji pojazdów.
4. Utrzymanie w należytym stanie miejsca garażowania pojazdów oraz zabezpieczenie ich przed włamaniem:
• utrzymywanie w należytym stanie dachów oraz rynien w garażach,
• utrzymywanie w należytym stanie części zamiennych do obu samochodów oraz opon zapasowych.
IX. W zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego: 
1. Obsługa Komisji Bezpieczeństwa i Porządku przy Staroście.
2. Dokonywanie bieżącej oceny zagrożenia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli na terenie powiatu.
3. Bieżąca ocena wdrażania i funkcjonowania programu „Razem Bezpieczniej” na terenie powiatu.
4. Organizowanie spotkań środowiskowych członków komisji z nauczycielami i młodzieżą szkolną.
5. Ocena praktycznej realizacji programu w terenie.
X. W zakresie zarządzania kryzysowego:
1. zatwierdzanie programów działania powiatowych służb, inspekcji i straży;
2.koordynacja działań w zakresie prawidłowego przepływu informacji pomiędzy służbami, inspekcjami i strażami a starostą;
3. zapewnienie całodobowego funkcjonowania Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego;
4. koordynowanie akcji społecznej na obszarze zagrożonym lub dotkniętym klęską żywiołową i współdziałania w tym zakresie z organizacjami społecznymi;
5. koordynowanie programowych działań służb, inspekcji i straży przy organizowaniu imprez masowych;
6. prowadzenie analiz i opracowywania prognoz dotyczących zagrożeń na terenie powiatu oraz koordynacji akcji ratowniczych i procesu odbudowy;
7. prowadzenie analizy sił i środków krajowego systemu ratowniczo – gaśniczego na obszarze powiatu;
8. budowanie systemu koordynacji działań jednostek ochrony przeciwpożarowej wchodzących w skład krajowego systemu ratowniczo – gaśniczego oraz służb, inspekcji, straży i innych podmiotów biorących udział w działaniach ratowniczych na obszarze powiatu;
9. organizowanie systemu łączności, alarmowania i współdziałania między podmiotami uczestniczącymi w działaniach ratowniczych na obszarze powiatu;
10. koordynacja działań na terenie powiatu w zapobieganiu skutkom klęski żywiołowej lub ich usunięciu;
11. zapewnienie działania Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
12. ustalanie wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na ich terenie, przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej,
13. organizowanie i prowadzenie szkolenia ratowników odbywających zasadniczą służbę w obronie cywilnej,
14.przygotowanie i zapewnienie niezbędnych sił do doraźnej pomocy w grzebaniu zmarłych.
XI. W zakresie spraw obronnych:
1. powoływanie do wykonania obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych;
2. prowadzenie punktu ewidencji informacji niejawnych;
3. opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie wykonywania zadań obronnych;
4. opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, a także organizowanie szkolenia i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej;
5. opracowywanie, uzgadnianie i przedkładanie do akceptacji planu operacyjnego funkcjonowania powiatu, a także stosownych programów obronnych;
6. opracowanie i uaktualnianie planu przygotowań służby zdrowia w powiecie na potrzeby obronne;
7. realizowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem Stanowiska Kierowania Starosty, zapewniającego realizację zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej państwa;
8. opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego na czas wojny oraz projektu zarządzenia Starosty wprowadzającego w życie w. w. regulamin;
9. opracowywanie i bieżące uaktualnianie dokumentów zapewniających sprawne wykonywanie zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej;
10. opracowywanie i uaktualnianie dokumentacji Stałego Dyżuru;
11. realizowanie przedsięwzięć związanych ze świadczeniami na rzecz obrony, w zakresie potrzeb wynikających z zadań realizowanych przez Starostę;
12. prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny;
13. opracowywanie dokumentacji oraz realizowania innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej;
14. prowadzenie akcji kurierskiej;
15. planowanie i prowadzenie kontroli z zakresu realizacji zadań obronnych.
XII. W zakresie obrony cywilnej :
1. dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej realizowanych przez samorządy gminne,
2. opracowywanie powiatowego planu obrony cywilnej i opiniowaniu planów obrony cywilnej samorządów gminnych,
3. opracowywanie planu działania Starostwa Powiatowego i uzgadnianiu planów działania samorządów gminnych,
4. organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej,
5. przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach na terenie powiatu,
6. tworzenie i przygotowywanie do działania jednostek organizacyjnych obrony cywilnej na terenie powiatu,
7. przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze,
8. planowanie i zapewnienie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy przedmedycznej, medycznej i społecznej dla ewakuowanej ludności,
9. planowanie i zapewnienie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych na wypadek zagrożenia zniszczeniem,
10. planowanie i zapewnienie ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury i innego mienia na wypadek zagrożenia zniszczeniem,
11. wyznaczanie zakładów opieki zdrowotnej zobowiązanych do udzielania pomocy medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności oraz nadzorowaniu przygotowania tych zakładów do niesienia tej pomocy,
12. zapewnienie dostaw wody pitnej dla ludności i wyznaczonych zakładów przemysłu spożywczego oraz wody dla urządzeń specjalnych do likwidacji skażeń i do celów przeciwpożarowych,
13. zaopatrywanie organów i formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki techniczne i umundurowanie niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków technicznych oraz umundurowania,
14. integrowanie sił obrony cywilnej oraz innych służb, w tym sanitarno – epidemiologicznych, i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
15. współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej,
16. zapewnienie warunków do odbywania zasadniczej służby w obronie cywilnej,
17. opiniowanie wniosków w sprawie tworzenia formacji obrony cywilnej, w których jest odbywana zasadnicza służba w obronie cywilnej,
18. opracowywanie informacji dotyczących realizowanych zadań,
19.kontrolowanie przygotowania formacji obrony cywilnej i ratowników do prowadzenia działań ratowniczych,
XIII. W zakresie ochrony informacji niejawnych
1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego.
2. zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne.
3. kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów.
4. opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji.
5. prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych.
6. prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających.
7. nadzór nad funkcjonowaniem punktu ewidencji informacji niejawnych
8. wykonywanie innych zadań wynikających z Ustawy o ochronie informacji niejawnych.”
Pin It